Teams Administration Center: Der ultimative Leitfaden für IT-Admins

Das Microsoft Teams Administration Center ist die zentrale Schaltstelle für die Verwaltung, Steuerung und Überwachung aller Aspekte von Microsoft Teams in einer Organisation. Für IT-Administratoren ist es das unverzichtbare Werkzeug, um eine sichere, produktive und reibungslose Kollaborationsumgebung zu gewährleisten. Von der Benutzerverwaltung über die Konfiguration von Richtlinien bis hin zur Analyse von Nutzungsdaten bietet das Center eine granulare Kontrolle über die gesamte Teams-Plattform.

Die Beherrschung dieses Instruments ist entscheidend, um das volle Potenzial von Teams auszuschöpfen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Benutzern eine optimale Erfahrung zu bieten.

Dieser Leitfaden führt Sie tief in die Architektur, die Funktionen und die bewährten Praktiken des Teams Administration Centers ein und macht Sie zum Experten für die Verwaltung Ihrer digitalen Arbeitsumgebung. Wir decken alles ab, von den Grundlagen bis hin zu fortgeschrittenen Konfigurationen, damit Sie jede Herausforderung souverän meistern können.

Was ist das Teams Administration Center? Eine grundlegende Einführung

Das Microsoft Teams Administration Center (oft als TAC abgekürzt) ist eine webbasierte Verwaltungsoberfläche, die speziell für IT-Profis entwickelt wurde, um Microsoft Teams innerhalb eines Microsoft 365-Tenants zu verwalten. Es ersetzt und konsolidiert frühere Verwaltungstools, wie Teile des Skype for Business Admin Centers, und integriert sich nahtlos in das breitere Microsoft 365 Admin Center.

Stellen Sie es sich als das Cockpit für Ihre gesamte Teams-Umgebung vor. Von hier aus steuern Sie, wer was tun darf, welche Funktionen verfügbar sind und wie die Plattform mit anderen Diensten interagiert. Das primäre Ziel des TAC ist es, die komplexe Aufgabe der Verwaltung einer Kollaborationsplattform zu vereinfachen und gleichzeitig leistungsstarke Werkzeuge für Sicherheit, Compliance und Optimierung bereitzustellen.

Die Rolle im Microsoft 365-Ökosystem

Microsoft Teams ist kein isoliertes Produkt. Es ist tief in die Microsoft 365-Suite integriert und nutzt Dienste wie SharePoint Online für die Dateispeicherung, Exchange Online für Kalender- und Besprechungsinformationen und Azure Active Directory (Azure AD) für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung.

Das Teams Administration Center fungiert als spezialisierte Ebene über diesen Diensten. Während grundlegende Benutzer- und Lizenzverwaltungsaufgaben im allgemeinen Microsoft 365 Admin Center durchgeführt werden können, bietet das TAC die spezifischen Konfigurationsoptionen, die nur für Teams relevant sind. Dazu gehören Besprechungsrichtlinien, Anrufkonfigurationen, App-Management und die Verwaltung von Teams-spezifischen Geräten. Die enge Verzahnung bedeutet, dass eine Änderung in Azure AD (z. B. das Deaktivieren eines Benutzerkontos) sich direkt auf den Zugriff dieses Benutzers in Teams auswirkt. Das Verständnis dieser Zusammenhänge ist für eine effektive Verwaltung unerlässlich.

So greifen Sie auf das Teams Administration Center zu

Der Zugriff auf das TAC ist unkompliziert, erfordert jedoch die entsprechenden Administratorberechtigungen.

1. Direkter Zugriff: Navigieren Sie in Ihrem Webbrowser zur URL: https://admin.teams.microsoft.com.
2. Zugriff über das Microsoft 365 Admin Center:
   • Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an (https://admin.microsoft.com).
   • Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Alle anzeigen“.
   • Wählen Sie unter „Admin Center“ den Eintrag „Teams“ aus.

Um sich anzumelden und Änderungen vorzunehmen, benötigen Sie eine der folgenden Administratorrollen in Azure AD:

• Globaler Administrator (Global Admin): Hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Admin Center.
• Teams-Dienstadministrator (Teams Service Administrator): Hat umfassende Berechtigungen innerhalb des Teams Administration Centers, aber nicht für andere M365-Dienste.
• Andere spezialisierte Rollen: Es gibt auch granulare Rollen wie „Teams-Kommunikationsadministrator“ oder „Teams-Geräteadministrator“, die den Zugriff auf bestimmte Bereiche des TAC beschränken. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag über die Verwaltung von Admin-Rollen in Microsoft 365.

Das Dashboard: Ihr erster Blick auf die Teams-Umgebung

Nach der Anmeldung landen Sie auf dem Dashboard. Dies ist Ihre personalisierbare Kommandozentrale, die einen schnellen Überblick über den Zustand und die Nutzung von Microsoft Teams in Ihrer Organisation bietet. Das Dashboard besteht aus verschiedenen „Karten“ oder Widgets, die wichtige Metriken und Verknüpfungen anzeigen.

Standardmäßig sehen Sie Karten wie:

• Benutzersuche: Finden Sie schnell einen bestimmten Benutzer, um dessen Einstellungen zu verwalten.
• Dienstzustand (Service Health): Zeigt den aktuellen Status des Teams-Dienstes an. Bei Störungen oder Wartungsarbeiten sehen Sie hier sofort eine Meldung von Microsoft.
• Nutzungsberichte: Eine Vorschau auf die Aktivität in Teams, z. B. die Anzahl aktiver Benutzer oder gehaltener Besprechungen.
• Organisationsweite Einstellungen: Schneller Zugriff auf wichtige globale Konfigurationen.

Sie können das Dashboard an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie Karten hinzufügen, entfernen oder neu anordnen. Dies ermöglicht es Ihnen, die für Sie relevantesten Informationen immer im Blick zu haben.

Kernfunktionen des Teams Administration Centers im Detail

Das Herzstück des TAC ist das linke Navigationsmenü, das in logische Bereiche unterteilt ist. Lassen Sie uns die wichtigsten Abschnitte und ihre Funktionalitäten detailliert betrachten.

Teams verwalten: Der zentrale Hub für alle Teams

In diesem Bereich verwalten Sie die Lebenszyklen von Teams und deren grundlegende Einstellungen.

• Teams verwalten: Hier sehen Sie eine Liste aller Teams in Ihrer Organisation. Sie können neue Teams erstellen, bestehende bearbeiten oder archivieren. Für jedes Team können Sie Mitglieder und Besitzer hinzufügen oder entfernen, Kanäle verwalten und die Teameinstellungen (z. B. ob Gäste Kanäle erstellen dürfen) anpassen.
• Teamvorlagen: Um die Erstellung von Teams zu standardisieren, können Sie Vorlagen definieren. Eine Vorlage für „Projektmanagement“ könnte beispielsweise vordefinierte Kanäle („Allgemein“, „Planung“, „Ressourcen“), vorinstallierte Apps (Planner, OneNote) und spezifische Einstellungen enthalten. Dies sorgt für Konsistenz und spart Zeit.
• Teamrichtlinien: Hier legen Sie fest, wer in der Organisation Teams erstellen darf. Es ist eine bewährte Praxis, die Erstellung von Teams auf eine bestimmte Gruppe von Benutzern zu beschränken, um unkontrolliertes Wachstum (sogenannten „Team Sprawl“) zu vermeiden.

Benutzerverwaltung: Individuelle Kontrolle

Dieser Abschnitt widmet sich der Verwaltung einzelner Benutzer und ihrer spezifischen Teams-Erfahrung. Wenn Sie einen Benutzer aus der Liste auswählen, öffnet sich eine Detailansicht mit mehreren Registerkarten.

• Konto: Zeigt allgemeine Informationen zum Benutzerkonto aus Azure AD an.
• Richtlinien: Dies ist einer der wichtigsten Bereiche. Hier sehen Sie, welche Richtlinien (Besprechung, Messaging, Anrufe etc.) dem Benutzer zugewiesen sind. Sie können hier auch direkt eine andere Richtlinie zuweisen, um die Erfahrung für diesen spezifischen Benutzer anzupassen.
• Anrufverlauf: Wenn Sie Telefonsystem-Funktionen nutzen, können Sie hier den detaillierten Anrufverlauf eines Benutzers einsehen, inklusive Anrufqualität und Diagnosedaten. Dies ist entscheidend für die Fehlerbehebung bei Anrufproblemen.
• Voicemail: Konfigurieren Sie die Voicemail-Einstellungen für den Benutzer, z. B. die Begrüßungsansage oder die Sprache.

Richtlinienmanagement: Die Regeln für die Zusammenarbeit definieren

Richtlinien sind der mächtigste Mechanismus im TAC, um die Funktionalität von Teams zu steuern. Sie definieren, was Benutzer tun dürfen und was nicht. Microsoft liefert eine Reihe von Standardrichtlinien („Global (Organisationsweiter Standard)“), aber die wahre Stärke liegt in der Erstellung benutzerdefinierter Richtlinien für verschiedene Benutzergruppen.

Besprechungsrichtlinien (Meeting Policies)

Hier steuern Sie das Verhalten von Teams-Besprechungen.

• Audio & Video: Legen Sie fest, ob Benutzer standardmäßig mit aktiviertem Mikrofon oder Kamera beitreten, ob sie ihren Hintergrund weichzeichnen oder ersetzen dürfen und ob die Cloud-Aufzeichnung erlaubt ist.
• Inhaltsfreigabe: Bestimmen Sie, wer Inhalte präsentieren darf (jeder, nur Organisatoren), ob Teilnehmer die Steuerung anfordern können und ob PowerPoint Live oder das Whiteboard verfügbar sind.
• Teilnehmer & Gäste: Konfigurieren Sie den Wartebereich („Lobby“). Sie können festlegen, dass externe Benutzer oder sogar alle Teilnehmer zunächst im Wartebereich warten müssen, bis sie vom Organisator eingelassen werden.

Beispiel für eine benutzerdefinierte Besprechungsrichtlinie:
Erstellen Sie eine Richtlinie namens „Strenge externe Besprechungen“ für Benutzer, die häufig mit externen Partnern kommunizieren. In dieser Richtlinie könnten Sie festlegen, dass alle externen Teilnehmer grundsätzlich im Wartebereich landen und die Aufzeichnung standardmäßig deaktiviert ist, um die Vertraulichkeit zu erhöhen.

Nachrichtenrichtlinien (Messaging Policies)

Diese Richtlinien regeln die Funktionen im Chat und in den Kanälen.

• Chat: Aktivieren oder deaktivieren Sie den privaten Chat für bestimmte Benutzergruppen.
• Nachrichtenbearbeitung: Legen Sie fest, ob Benutzer gesendete Nachrichten bearbeiten oder löschen dürfen.
• Zusatzfunktionen: Steuern Sie die Verwendung von Giphys, Stickern und Memes und legen Sie ggf. eine Inhaltsbewertung fest, um unangemessene Inhalte zu filtern.

App-Richtlinien (App Policies)

Teams kann durch Apps erheblich erweitert werden. Hier verwalten Sie, welche Apps für welche Benutzer verfügbar sind.

• App-Berechtigungsrichtlinien: Definieren Sie, welche Apps (Microsoft-Apps, Drittanbieter-Apps, benutzerdefinierte Apps) generell erlaubt, blockiert oder nur für bestimmte Benutzer freigegeben sind. Sie können beispielsweise alle Drittanbieter-Apps blockieren, aber gezielt Apps wie „Adobe Acrobat“ oder „Asana“ für bestimmte Abteilungen zulassen.
• App-Setup-Richtlinien: Passen Sie die linke Navigationsleiste in Teams für Benutzer an. Sie können festlegen, welche Apps dort standardmäßig angeheftet werden (z. B. „Aufgaben von Planner“ oder eine wichtige interne App) und in welcher Reihenfolge sie erscheinen. Dies hilft Benutzern, schnell auf ihre wichtigsten Werkzeuge zuzugreifen.

Geräteverwaltung: Teams-Hardware im Griff

Der Bereich „Teams-Geräte“ ist für die Verwaltung von Hardware zuständig, die für Teams zertifiziert ist.

• Teams Rooms-Systeme: Verwalten Sie Konferenzraumsysteme. Sie können den Zustand der Geräte überwachen, Software-Updates aus der Ferne durchführen und Einstellungen wie die Anzeige des Raumkalenders konfigurieren.
• Telefone: Provisionieren und verwalten Sie IP-Telefone, die mit Teams Telefon kompatibel sind.
• Displays: Verwalten Sie Teams-Displays, spezialisierte Monitore mit integrierter Teams-Funktionalität.
• Peripheriegeräte: Überwachen Sie den Zustand von zertifizierten Headsets, Kameras und Freisprecheinrichtungen, die von Benutzern verwendet werden.

Standorte und Anrufverwaltung

Dieser Bereich ist entscheidend, wenn Sie Teams als vollwertige Telefonanlage (Teams Telefon) nutzen.

• Notfalladressen: In vielen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass bei einem Notruf (z. B. 112 in Europa) der genaue Standort des Anrufers übermittelt wird. Hier verwalten Sie die physischen Adressen Ihrer Unternehmensstandorte.
• Anrufwarteschleifen & Automatische Zentralen: Richten Sie komplexe Anrufweiterleitungsszenarien ein.
  • Automatische Zentrale (Auto Attendant): Ein „digitaler Empfang“, der Anrufer mit einer Ansage begrüßt („Drücken Sie die 1 für den Vertrieb, die 2 für den Support“) und Anrufe basierend auf der Eingabe weiterleitet.
  • Anrufwarteschleife (Call Queue): Verteilt eingehende Anrufe an eine Gruppe von Agenten (z. B. ein Support-Team). Sie können Verteilungsmethoden (z. B. alle gleichzeitig anrufen oder nacheinander) und Wartemusik konfigurieren.

Analyse & Berichte: Nutzung und Qualität verstehen

Ohne Daten ist eine effektive Verwaltung kaum möglich. Das TAC bietet eine Vielzahl von Berichten, um Einblicke zu gewinnen.

• Nutzungsberichte: Diese Berichte geben Aufschluss darüber, wie Teams verwendet wird. Sie können sehen, wie viele Benutzer täglich aktiv sind, wie viele Besprechungen stattfinden und wie viele Chatnachrichten gesendet werden. Diese Daten sind wertvoll, um die Akzeptanz der Plattform zu messen und Trends zu erkennen.
• Anrufqualitäts-Dashboard (Call Quality Dashboard, CQD): Dies ist ein extrem leistungsstarkes Werkzeug zur Analyse der Qualität von Anrufen und Besprechungen. Das CQD sammelt aggregierte Telemetriedaten und ermöglicht es Ihnen, Qualitätsprobleme systematisch zu identifizieren. Sie können die Daten nach Standort, Netzwerktyp (WLAN, LAN) oder Gerät filtern, um herauszufinden, warum beispielsweise Benutzer an einem bestimmten Standort häufig eine schlechte Anrufqualität haben.
• Berichte zur App-Nutzung: Sehen Sie, welche Apps am häufigsten verwendet werden. Dies kann Ihnen helfen zu entscheiden, welche Apps Sie proaktiv fördern oder für welche Sie zusätzliche Lizenzen erwerben sollten.

Sicherheit und Compliance im Teams Administration Center

Die Gewährleistung von Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften sind zentrale Aufgaben eines IT-Administrators. Das TAC bietet hierfür spezialisierte Werkzeuge, die sich in die umfassenderen Funktionen des Microsoft Purview-Complianceportals integrieren.

Zugriffskontrolle für externe und Gastbenutzer

Eine der größten Stärken von Teams ist die Möglichkeit, mit Personen außerhalb der eigenen Organisation zusammenzuarbeiten. Dies birgt jedoch auch Sicherheitsrisiken, die gemanagt werden müssen.

• Externer Zugriff (Federation): Ermöglicht Benutzern, mit Personen in anderen Microsoft 365-Organisationen zu chatten und sie zu Besprechungen einzuladen. Im TAC können Sie steuern, ob dies generell erlaubt ist und ob die Kommunikation auf bestimmte, vertrauenswürdige Domänen beschränkt werden soll.
• Gastzugriff: Erlaubt es Ihnen, externe Personen als Gäste zu einem bestimmten Team einzuladen. Gäste können an Kanaldiskussionen teilnehmen und auf Teamdateien zugreifen. Im TAC können Sie den Gastzugriff global aktivieren oder deaktivieren und detailliert festlegen, was Gäste tun dürfen (z. B. Kanäle erstellen/löschen oder nicht).

Bewährte Praxis: Aktivieren Sie den Gastzugriff, aber schränken Sie die Berechtigungen ein. Nutzen Sie Überprüfungen des Gastzugriffs in Azure AD, um sicherzustellen, dass Gäste nur so lange Zugriff haben, wie es unbedingt notwendig ist.

Informationsbarrieren (Information Barriers)

Für stark regulierte Branchen wie Finanzen oder Recht ist es oft erforderlich, die Kommunikation zwischen bestimmten Benutzergruppen zu verhindern, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Informationsbarrieren sind eine fortschrittliche Funktion, die genau das tut. Sie können Segmente von Benutzern (z. B. „Trader“ und „Analysten“) definieren und Richtlinien erstellen, die verhindern, dass diese beiden Gruppen miteinander chatten, sich gegenseitig zu Besprechungen einladen oder zu denselben Teams hinzugefügt werden.

Überwachungsprotokolle (Audit Logs)

Das einheitliche Überwachungsprotokoll im Microsoft Purview-Complianceportal zeichnet eine Vielzahl von Aktivitäten auf, die im Teams Administration Center und von Benutzern in Teams durchgeführt werden. Sie können nach Ereignissen suchen wie:

• Ein Administrator hat eine Richtlinie geändert.
• Ein Benutzer hat ein Team erstellt.
• Ein Gast wurde zu einem Team hinzugefügt.
• Dateien wurden in einem Kanal geteilt.

Diese Protokolle sind unverzichtbar für forensische Analysen nach einem Sicherheitsvorfall und für den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für häufige Aufgaben

Theorie ist gut, aber die Praxis ist entscheidend. Hier sind einige detaillierte Anleitungen für alltägliche Verwaltungsaufgaben im TAC.

Anleitung 1: Ein neues Team mit einer Vorlage erstellen

1. Navigieren: Gehen Sie im TAC zu Teams > Teams verwalten.
2. Erstellen: Klicken Sie auf + Hinzufügen.
3. Vorlage auswählen: Wählen Sie im Dialogfeld die Option „Eine Vorlage anwenden“. Suchen Sie die passende Vorlage aus (z. B. „Projekt verwalten“).
4. Grunddaten eingeben: Geben Sie dem Team einen Namen und eine Beschreibung.
5. Besitzer und Mitglieder hinzufügen: Fügen Sie mindestens einen Besitzer und die ersten Mitglieder hinzu.
6. Abschließen: Überprüfen Sie die Konfiguration (inklusive der von der Vorlage erstellten Kanäle und Apps) und klicken Sie auf Erstellen.

Anleitung 2: Eine benutzerdefinierte Besprechungsrichtlinie erstellen und zuweisen

Szenario: Sie möchten verhindern, dass Praktikanten Besprechungen aufzeichnen und externe Teilnehmer direkt teilnehmen lassen.

Teil A: Richtlinie erstellen

1. Navigieren: Gehen Sie zu Besprechungen > Besprechungsrichtlinien.
2. Hinzufügen: Klicken Sie auf + Hinzufügen.
3. Name vergeben: Geben Sie der Richtlinie einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Praktikanten – Eingeschränkte Besprechungen“.
4. Einstellungen konfigurieren:
   • Setzen Sie Besprechungsaufzeichnung auf Aus.
   • Unter Teilnehmer & Gäste stellen Sie „Personen automatisch zulassen“ auf Nur Organisatoren und eingeladene Personen. Damit landen alle anderen im Wartebereich.
5. Speichern: Klicken Sie auf Speichern.

Teil B: Richtlinie zuweisen
Sie können Richtlinien auf drei Arten zuweisen: einzeln, per Stapelverarbeitung oder über eine Gruppe.

• Einzelnem Benutzer zuweisen:
  1. Gehen Sie zu Benutzer > Benutzer verwalten.
  2. Suchen und wählen Sie den Praktikanten aus.
  3. Gehen Sie zur Registerkarte Richtlinien.
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten, ändern Sie die Besprechungsrichtlinie auf Ihre neu erstellte Richtlinie und speichern Sie.
• Gruppenbasierte Zuweisung (bevorzugte Methode):
  1. Stellen Sie sicher, dass alle Praktikanten Mitglied einer bestimmten Sicherheitsgruppe in Azure AD sind (z. B. „Praktikanten_Gruppe“).
  2. Gehen Sie im TAC zurück zu Besprechungen > Besprechungsrichtlinien.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Gruppenrichtlinienzuweisung.
  4. Klicken Sie auf + Hinzufügen, wählen Sie die Gruppe „Praktikanten_Gruppe“, eine Rangfolge (1 ist am höchsten) und die Richtlinie „Praktikanten – Eingeschränkte Besprechungen“.
  5. Klicken Sie auf Anwenden. Nun erhält jedes Mitglied dieser Gruppe automatisch die Richtlinie.

Fazit: Das Teams Administration Center als strategisches Werkzeug

Das Microsoft Teams Administration Center ist weit mehr als nur eine Sammlung von Schaltern und Reglern. Es ist ein strategisches Instrument, das es IT-Administratoren ermöglicht, die digitale Zusammenarbeit in ihrem Unternehmen aktiv zu gestalten, zu sichern und zu optimieren. Eine durchdachte Konfiguration im TAC stellt sicher, dass Teams nicht nur ein weiteres Kommunikationstool ist, sondern ein integraler, sicherer und effizienter Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes.

Von der Standardisierung der Team-Erstellung über Vorlagen, der granularen Steuerung von Funktionen durch Richtlinien bis hin zur proaktiven Überwachung der Anrufqualität – die Beherrschung des TAC ist der Schlüssel zur Maximierung des Return on Investment Ihrer Microsoft 365-Lizenz. Indem Sie die hier beschriebenen Funktionen und bewährten Praktiken anwenden, können Sie eine Umgebung schaffen, die sowohl die Produktivität der Mitarbeiter fördert als auch die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt. Die kontinuierliche Weiterentwicklung von Teams bedeutet, dass auch das Administration Center stetig neue Funktionen erhält. Ein regelmäßiger Blick in die Neuerungen und die Anpassung der eigenen Konfigurationen ist daher unerlässlich, um langfristig erfolgreich zu sein.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)